ملف البيانات هي النسخة الحديثة والافتراضية من غرفة مخصصة للمراجعين، حيث يتم تخزين كل شيء في السحابة بدلاً من الملفات الورقية. توفر غرفة البيانات مساحة آمنة لتخزين جميع المستندات والملفات الضرورية للاستثمار، مما يتيح منصة مركزية لجميع الأطراف للوصول إلى المعلومات وطلبها بسهولة.
ما الذي يتضمنه ملف البيانات؟
يوفر ملف البيانات نظرة شاملة على نشاطك التجاري، بدءًا من الأصول إلى الموارد البشرية. ومع ذلك، من المهم أن تكون انتقائيًا بشأن ما يتم تضمينه في ملف البيانات الافتراضية. ملف البيانات المزدحمة أو الصعبة في التنقل قد تردع المستثمرين المحتملين.
فيما يلي الأنواع الرئيسية من المستندات التي يجب عليك تضمينها:
- مستندات الملفات الاستراتيجية: تشمل خطط العمل، العروض التقديمية، استراتيجيات التسويق، استراتيجيات المبيعات، وعروض المنتجات.
- المستندات القانونية: مثل عقود التأسيس، العقود الوظيفية، تفاصيل الملكية الفكرية، براءات الاختراع، والعلامات التجارية.
- المستندات المالية والتاريخية: السجلات المالية المهمة مثل التقارير الضريبية، التدقيقات السابقة، البيانات المالية، وتوقعات التدفق النقدي.
- جدول رأس المال: سجل تفصيلي للملكية يُظهر من يملك الشركة ونسب حصصهم.
- مؤشرات الأداء: تتضمن مؤشرات مثل نمو الإيرادات، الربحية، الكفاءة التشغيلية، ومدى تحقيق التوقعات المالية.
قائمة مراجعة لملف البيانات لفحص العناية الواجبة:
- عقود التأسيس والمستندات القانونية الأخرى
- سجلات الملكية مثل جدول رأس المال
- شهادات إمتلاك الأسهم
- سجلات الجولات التمويلية السابقة
- السجلات المالية الشاملة والتوقعات
- معلومات حول المنتجات أو الخدمات
- خطط العمل واستراتيجيات التسويق
- استراتيجيات المبيعات وخطوط الإيرادات المتكررة
- السجل الضريبي والتقارير المالية
- اتفاقيات وشراكات مع أطراف ثالثة
- توثيق الأصول الرأسمالية مثل عقود الإيجار الطويلة الأجل
- الأصول الفكرية مثل براءات الاختراع والعلامات التجارية
- نظرة عامة على الأعضاء الرئيسيين في الفريق
- التصاريح والتراخيص
- محاضر اجتماعات مجلس الإدارة
- خطط استمرارية الأعمال
- العرض التقديمي للشركة (Pitch Deck)
تذكر أن هذه القائمة ليست شاملة، وقد تكون هناك مستندات أخرى حسب الصفقة وطلبات المستثمرين.
كيفية إنشاء ملف شامل لبيانات الشركة الناشئة : بناء ملف بيانات يتطلب تخطيطًا دقيقًا ولكنه بسيط. يمكن إنشاء ملف بيانات عبر تخزين سحابي عادي أو من خلال مزودي خدمات متخصصين يقدمون قوالب جاهزة، وإدارة سهلة للملفات، والوصول المتعدد للمستخدمين، وتحليلات لتحركات المستثمرين داخل الملف
لماذا ملف البيانات مهم؟
ملف البيانات ليست مجرد مكان لتخزين المستندات؛ بل يمكن أن تؤثر بشكل كبير على نجاح جولة التمويل. ملف بيانات غير منظم أو عدم وجودها يمكن أن يؤخر العملية ويضعف الثقة بين المستثمر ومؤسس الشركة الناشئة
بالمقابل، ملف بيانات مرتب وشامل يعزز صورة المستثمر عن عملك، إذا كانت شركتك تنمو وتسعى للحصول على جولات استثمارية، فإن الاستثمار في ملف البيانات سيكون خطوة قيمة لضمان التحضير الجيد عند قدوم “المراجعين ومحللي البيانات”.
